GMA 14 ils Zeitmanagement Selbstorganisation

    Hallo,
    allen ist die Erarbeitung der Einsendeaufgaben für das Zeitmanagement und er Selbstorganisation sehr aufwendig oder es sieht Uferlos aus.

    Dem ist nicht so,
    ihr braucht nicht die 4 Seiten der Fragen beantworten.
    ich probiere mal meine Lösungen hier einzustellen.
    Es sind ein paar Tabellen dabei.

    1. Zeitanalyse
    Zeitverlustanalyse
    Zeitfresseranalyse

    Tätigkeits- und Zeitanalyse


    Nr.

    Tätigkeit Beschäftigung

    von

    bis

    Dauer in min

    A

    B

    C

    D

    1


    Beginn Arbeitszeit, Begehung der Räumlichkeiten, wie wurden sie von der Spätschicht hinterlassen.

    07:00

    07:30

    30

    ja

    ja

    ja

    ja

    2


    PC einschalten

    07:30

    07:40

    10

    ja

    ja

    ja

    ja

    3


    Kaffee kochen

    07:30

    07:40

    10

    ja

    ja

    ja

    ja

    4


    E-mails lesen, beantworten

    07:40

    08:00

    20

    ja

    ja

    ja

    ja

    5


    Mitarbeiter begrüßen, Tagesaufgaben besprechen

    08:00

    08:30

    30

    ja

    ja

    ja

    ja

    6


    Anwesenheitseintrag in PC, Kassenführung in PC

    08:30

    10:00

    90

    ja

    ja

    ja

    ja

    7


    Spontanaufgaben erledigen, Mitarbeiter-Fragen beantworten

    10:00

    11:00

    60

    ja

    ja

    ja

    ja

    8


    Abteilungsleitergespräch

    11:00

    12:00

    60

    ja

    ja

    ja

    ja

    9


    E-mails lesen, beantworten

    12:00

    12:30

    30

    ja

    ja

    ja

    ja

    10


    Mittagspause

    12:30

    13:30

    60

    ja

    ja

    ja

    ja

    11


    Post lesen, beantworten

    13:30

    14:30

    60

    ja

    ja

    ja

    ja

    12


    Internetrecherche für Netzwerkaufbau

    14:30

    15:30

    60

    ja

    ja

    ja

    ja

    13


    Handelsvertreterbesuch

    15:30

    16:00

    30

    ja

    ja

    ja

    ja

    14


    E-mails lesen, beantworten

    16:00

    16:30

    30

    ja

    ja

    ja

    ja

    15


    Geschirr reinigen

    16:30

    16:40

    10

    ja

    ja

    ja

    ja

    16


    Feierabend

    16:40










    Tages-Störblatt (Unterbrechungen)

    Nr.

    Bemerkungen, z.B. Gründe für Störungen

    von

    bis

    Telefonat

    Besucher

    Wer?

    1

    Anwesenheitsabfrage, Einzelanfrage

    09:00

    09:20

    X

    Arge, Teamleiter

    2


    Gastbesuch Holzvertreter

    10:15

    10:30

    X

    Außendienstler

    Wichtigste Zeitverlustquellen

    Nr:

    Verlustquellen


    Zeitfresser
    Maßnahme/Lösung

    1.


    Kaffee kochen
    zu wenig Delegation
    Mitarbeiter kocht Kaffee

    2.


    Berücksichtige keine Reservezeit
    schlechte Tagesplanung
    Tagesplanung verbessern

    3.


    Versuche kleine Arbeiten allzu perfekt zu machen
    wissen wollen aller Fakten
    Auf die Hauptlösung konzentrieren

    4.


    Plane nicht am Vorabend den nächsten Tag.
    schlechte Tagesplanung
    Tagesplanung verbessern

    5.


    Überfliege nicht den Lesestoff, zur Erfassung des Hauptgedanken.
    wissen wollen aller Fakten
    Querlesen lernen

    6.


    Beende keine Telefonat, wenn weitere Worte ohne Nutzen sind.
    zu viel Kommunikation
    Telefonate kürzen
    25 P

    2. Ziel/Mittelanalyse für zwei mittelfristige Wunschziele

    Ziel-Mittel-Analyse

    Nr.

    Wunschziele

    Notwendige Mittel, Was ist erforderlich?

    Situationsanalyse

    Handlungsziele, Maßnahmen


    vorhandene Fähigkeiten
    nicht vorhanden

    1


    Seagway kaufen
    Geldmittel von 8.000€
    Führerschein
    Geld
    Geld verdienen

    2


    etablieren der neugegründeten Firma
    Ergeiz, Kredite, Ideen
    Kontakte, Ausbildungen
    Geld, Personal
    Businessplan erfolgreichvorstellen, Personal einstellen

    3


    großen Urlaub machen
    Geld, Zeit
    kenne Suchportale
    Zeit,
    Urlaubszeit festlegen, Ziel festlegen

    3. Aufgaben zusammenstellen
    Länge der Tätigkeiten schätzen
    Pufferzeiten für unvorhergesehenes reservieren (60:40-Regel)
    Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationen treffen
    Nachkontrolle- Unerledigtes übertragen

    Wochenplan



    Montag
    Priorität
    Stunden
    Delegation
    Ersparnis
    Morgenrundgang durch die Räume
    B

    0,5


    keine Delegation

    Aufgabenverteilung an Mitarbeiter
    A

    0,5


    an Abteilungleiter abgeben

    0,5


    e-mails lesen, beantworten
    B

    1


    kürzen auf 0,5

    0,5


    Post lesen, beantworten
    C

    1


    kürzen auf 0,5

    0,5


    Telefonat Arge
    B

    0,5


    keine Delegation

    Telefonat Lieferant Holz
    C

    0,5


    keine Delegation

    Anwesenheitskontrolle
    C

    0,5


    an Abteilungleiter abgeben

    0,5


    Abteilungsleitergespräch
    A

    1


    keine Kürzung und Delegation

    Dienstag
    Priorität
    Stunden
    Delegation

    Morgenrundgang durch die Räume
    B

    0,5


    keine Delegation

    Firmenformulare erstellen
    B

    2


    An Mitarbeiter Marketing abgeben, aber Prüfen

    1,5


    e-mails lesen, beantworten
    B

    0,5


    keine Änderung möglich

    Post lesen, beantworten
    C

    0,5


    keine Änderung möglich

    Telefonat Akademieleiterin
    A

    0,5


    keine Delegation

    Telefonat Firmenspender Textil
    C

    0,5


    keine Delegation

    Abteilungsleitergespräch
    A

    1


    keine Kürzung und Delegation

    Mittwoch
    Priorität
    Stunden
    Delegation

    Morgenrundgang durch die Räume
    B

    0,5


    keine Delegation

    Geschäftsfrühstück DRK Kooperation
    A

    2


    keine Delegation

    e-mails lesen, beantworten
    B

    0,5




    Post lesen, beantworten
    C

    0,5




    Besuch Handelsvertreter
    B

    1


    keine Delegation, Kürzung möglich um 0,2

    0,2


    Telefonat Presse Annonce
    B

    0,5


    keine Delegation

    Abteilungsleitergespräch
    A

    1


    keine Kürzung und Delegation

    Donnerstag
    Priorität
    Stunden
    Delegation

    Morgenrundgang durch die Räume
    B

    0,5


    keine Delegation

    Netzwerkkontakte im Internet recherchieren
    B

    3


    An Mitarbeiter Marketing abgeben, aber Prüfen

    2,5


    e-mails lesen, beantworten
    B

    0,5




    Post lesen, beantworten
    C

    0,5




    Telefonat Arge
    B

    0,5


    keine Delegation

    Abteilungsleitergespräch
    A

    1


    keine Kürzung und Delegation

    Freitag
    Priorität
    Stunden
    Delegation

    Morgenrundgang durch die Räume
    B

    0,5


    keine Delegation

    Mitarbeiterfrühstück
    B

    1




    e-mails lesen, beantworten
    B

    0,5




    Post lesen, beantworten
    C

    0,5




    Telefonat Arge, Wochenbericht
    B

    0,5


    keine Delegation

    Telefonat Lieferant Holz
    C

    0,5


    keine Delegation

    Abteilungsleitergespräch
    A

    1


    keine Kürzung und Delegation

    • Erkenntnis: Das Verteilen der Arbeiten an die Mitarbeiter kann 1 mal täglich auch im Abteilungsleitergespräch stattfinden.
    • Erkenntnis: Das effektive Lesen von Post muss ich noch lernen.
    • Erkenntnis: Telefonate und Vertretergespräch einwenig mehr intensier und kürzer führen.

    25 P

    4. Kürzere Anlaufzeiten im Büro

    Das Kaffeekochen überlasse ich dem Mitarbeiter von der Abteilung Marketing, denn er macht es ja auch. Gibt mir eine kleine Zeitersparnis. Das Starten des PC muss vom Administrator beschleunigt werden. Das konnte nicht effektiv verändert werden.

    Rechtzeitig Pausen machen, angemessenes Arbeitstempo

    Regelmäßige Pausen verbesserten mein persönliches Befinden, ließ mich die Gedanken neu sortieren. Wenn ich Raucher wäre hätte ich stets kleine Pausengründe.

    Jedem Tag seinen Höhepunkt geben

    Es war nicht einfach für jeden Tag einen Höhepunkt finden, aber es veranlasste mich den Tag Revue passieren zulassen. Es ergaben sich einige Erkenntnisse und Planungspunkte für den nächsten Arbeitstag.




    Meine Grundlegende Erkenntnis ist, dass das Thema Zeitmanagement und die Selbstorganisation ein aufwendiges Thema und für einen Neuling Zeitaufwendig und Schriftaufwendig ist. Aber so einige Dinge aus diesem Lernheft lassen sich gut in das reale Arbeitsleben übernehmen.
    25 P

    Hallo speedy028,

    vielen Dank für die Einstellung Deiner Lösung. Sie ist sehr ausführlich ausgefallen, würde ich sagen. Die Darstellung ist insofern gelungen, als das Studierende des Lehrheftes damit etwas anfangen können. Finde ich gut !

    Grüße
    Donald